Dossiers de salariés ou d’étudiants, photocopies de cartes d’identité ou de RIB : attention à la façon dont sont détruits ces documents qui comportent des données personnelles ! Le point sur les bonnes pratiques à adopter pour se débarrasser des informations sensibles en toute sécurité.
Pour être en conformité avec le nouveau Règlement européen sur la protection générale des données (le fameux RGPD), il est impératif de suivre un processus sécurisé pour la destruction de tout document qui comporte des informations personnelles. Selon la définition qu’en donne la CNIL, les données personnelles sont : « toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, numéro d’immatriculation, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale...). »
Attention aux pratiques à risque !
Jeter les documents qui comportent ce type d’information directement dans les bacs de recyclage gérés par le service de nettoyage de la ville est une pratique à risque. Puisque en attendant la collecte, les bacs sont déposés généralement sur la voie publique. Les informations confidentielles se retrouvent ainsi à la portée des passants et peuvent être consultées librement par n’importe qui !? En agissant de la sorte, vous exposez vos clients, vos fournisseurs et vos collaborateurs au risque d’usurpation d’identité et de fraude, et votre entreprise à un risque de fuite d’informations dommageables. Et, rappelons-le, les sanctions pénales pour divulgation d’informations par imprudence peuvent être lourdes pour l’entreprise qui s’en rend responsable.
Pour respecter la loi, voici un rappel des risques encourus
Conformément aux articles 226-17, 226-20 et 226-22 du code pénal, « la communication d’informations à des tiers non autorisés expose à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La divulgation d’informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 100 000 € d’amende. »
Des spécialistes pour vous aider
Pour garantir une destruction optimale des données confidentielles dont vous êtes dépositaires, pensez à faire appel à une entreprise experte, comme ELISE. Passer par une entreprise spécialisée dans la destruction de documents présente en effet de nombreux avantages pour les professionnels :
- D’abord, l’entreprise spécialiste s’occupe de l’installation d’outils de tri sécurisés et de la sensibilisation des salariés de votre entreprise.
- Leur personnel est qualifié. Les techniciens sont formés à la manipulation, au transport et à la destruction des documents confidentiels.
- La collecte est sécurisée et identifiée via des traceurs GPS pour garantir une parfaite traçabilité des documents
- La destruction en confettis inexploitable se fait dans un site clos à accès limité et sous surveillance vidéo
- Vous recevez le certificat de destruction et de recyclage après chaque opération, en conformité avec les différentes législations, notamment avec le RGPD.
Prudence pendant les périodes sensibles
Lors des périodes de vacances, les entreprises font généralement appel à des stagiaires et des intérimaires qui n’ont pas connaissance des procédures de sécurité interne liées à l’évacuation des données confidentielles. N’hésitez pas à rappeler les consignes de tri et les procédures pour la gestion de vos documents à caractère sensible. Vous pouvez également organiser, en collaboration avec votre entreprise spécialisée partenaire, une nouvelle session de sensibilisation pour vos saisonniers et en profiter pour rappeler les consignes à toutes les équipes.
